Politique de confidentialité

1. Identité du responsable de traitement

Le responsable de traitement des données à caractère personnel collectées via ce site et les plateformes Esafety et Sentrix est :

• Esafety SRL
• Chaussée de Bruxelles 4, 7090 Braine le comte
• TVA : BE0788673742
• Email : contact@esafety.be

Esafety SRL intervient en qualité :

• de responsable de traitement pour les données relatives aux comptes utilisateurs, à la gestion contractuelle et à la navigation sur le site ;
• de sous-traitant pour les données encodées par les clients professionnels au sein des plateformes (interventions, documents, photos, données techniques, etc.), conformément aux contrats conclus avec ces clients.

2. Données collectées

Dans le cadre de l’utilisation de nos services, nous pouvons être amenés à traiter les catégories de données suivantes :

2.1 Données d’identification et de contact

• Nom, prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone professionnel
• Fonction, service, société

2.2 Données de compte et d’utilisation des plateformes

• Identifiants de connexion (login, mot de passe chiffré)
• Logs de connexion et d’activité (horodatage, actions effectuées, paramètres configurés)
• Historique des interventions, plans de maintenance, rapports et documents techniques encodés

2.3 Données techniques

• Données de navigation (adresse IP, type de navigateur, pages consultées)
• Données transmises par les systèmes supervisés (IoT, alarmes, centrales, bornes de recharge, capteurs, etc.), lorsque celles-ci peuvent être rattachées à une personne physique identifiée ou identifiable

2.4 Données échangées

• Contenu des échanges via nos formulaires de contact ou via email
• Informations liées au support technique et à la relation commerciale

Nous ne collectons pas intentionnellement de catégories particulières de données au sens du RGPD (données de santé, opinions politiques, etc.), sauf si cela est expressément prévu par contrat et strictement nécessaire.

3. Finalités et bases légales du traitement

Les traitements réalisés poursuivent notamment les finalités suivantes :

3.1 Gestion des comptes utilisateurs et fourniture du service

• Création, gestion et sécurisation des comptes utilisateurs
• Fourniture des fonctionnalités des plateformes Esafety et Sentrix
• Support technique et assistance aux utilisateurs

Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b RGPD).

3.2 Gestion de la relation commerciale

• Gestion des contrats, facturation et comptabilité
• Suivi des contacts et des demandes de renseignements

Base légale : exécution du contrat et obligations légales (article 6.1.b et 6.1.c RGPD).

3.3 Amélioration des services et sécurité

• Analyse statistique de l’utilisation des plateformes
• Amélioration de l’ergonomie, des performances et des fonctionnalités
• Gestion de la sécurité, détection d’incidents et prévention de la fraude

Base légale : intérêt légitime du responsable de traitement (article 6.1.f RGPD).

3.4 Communication et information

• Envoi d’informations relatives au service, aux mises à jour et à la sécurité
• Communications commerciales ciblées (dans le cadre B2B)

Base légale : intérêt légitime en contexte B2B et/ou consentement lorsque requis (article 6.1.a et 6.1.f RGPD).

4. Cookies et technologies similaires

Lors de la navigation sur notre site ou nos plateformes, des cookies peuvent être déposés sur votre terminal. Il peut s’agir :

• de cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et à la sécurité ;
• de cookies de mesure d’audience et de performance ;
• le cas échéant, de cookies de suivi ou de personnalisation, soumis à votre consentement préalable.

Vous pouvez à tout moment gérer vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur ou, le cas échéant, via le bandeau de consentement affiché sur le site.

5. Destinataires des données

Les données à caractère personnel sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour l’exécution de leurs missions, notamment :

• Les collaborateurs d’Esafety SRL (équipes techniques, support, commerciale, administration) ;
• Les prestataires techniques (hébergement, maintenance, sécurité, outils de monitoring, etc.) ;
• Le cas échéant, les partenaires et sous-traitants intervenant pour le compte des clients professionnels, conformément aux contrats et au RGPD ;
• Les autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige.

En tout état de cause, nous ne vendons pas vos données à des tiers.

6. Durée de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, à savoir notamment :

• Données de compte : pendant la durée de la relation contractuelle, puis 1 ans après la fin du contrat à des fins de preuve et de gestion des litiges ;
• Données de facturation et comptables : pendant la durée légale de conservation applicable (en principe 7 à 10 ans) ;
• Logs techniques : pendant une durée limitée, généralement de quelques mois, sauf obligation légale ou besoin lié à la sécurité ;
• Données de contact (prospects B2B) : jusqu’à 1 ans après le dernier contact actif ou jusqu’au retrait de votre opposition.

Les données encodées par les clients dans les plateformes (interventions, rapports, documents, etc.) sont conservées selon les conditions contractuelles convenues avec chaque client.

7. Sécurité des données

Esafety SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, incluant notamment :

• Contrôles d’accès et gestion des droits utilisateurs ;
• Chiffrement de certains flux et données ;
• Sauvegardes régulières ;
• Surveillance et journalisation des accès et événements significatifs ;
• Procédures internes en matière de sécurité et de gestion des incidents.

Toutefois, aucun système n’est totalement infaillible et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue des données.

8. Transferts de données hors UE/EEE

En principe, les données sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne. Si certains prestataires techniques ou sous-traitants sont amenés à traiter des données en dehors de l’UE/EEE, nous nous assurons que des garanties adéquates sont mises en place, conformément aux exigences du RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, mesures complémentaires, etc.).

9. Vos droits

Conformément au RGPD et à la législation belge en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants, dans les conditions et limites prévues par ces textes :

• Droit d’accès à vos données ;
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit d’effacement (“droit à l’oubli”) dans certains cas ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit d’opposition, notamment en cas de prospection ;
• Droit à la portabilité des données que vous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse suivante : privacy@esafety.be.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, telle que l’Autorité de protection des données en Belgique.

10. Contact RGPD

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou à la protection de vos données, vous pouvez contacter :

• Email : privacy@esafety.be

11. Mise à jour de la politique

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou techniques, ou les changements dans nos services.

La date de dernière mise à jour figure ci-dessous. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour : 29/11/2025.